Af Lea Laursen Pasgaard, AAU Kommunikation

- Det er ingen hemmelighed, at universitetets økonomi er presset, og at vi ser ind i nogle år med en stram økonomisk styring og besparelser, som alle afdelinger skal bidrage til. I ledelsen er vi optaget af, at besparelserne skal gå mindst muligt ud over kvaliteten i opgaveløsningen. I stedet for at bruge grønthøstermetoden på alle områder, ser vi derfor på ressourcer, kompetencer og opgaver i et samlet strategisk perspektiv.

Sådan lyder det fra universitetsdirektør Søren Lind Christiansen, der fredag den 25. august havde indkaldt medarbejderrepræsentanterne i Fælles Services’ Fælles Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) til et ekstraordinært møde. På dagsordenen var en orientering og drøftelse af forskellige indsatser, som den administrative ledelse planlægger at indføre i Fælles Service. Formålet er at sikre smartere arbejdsgange og at bidrage til de 20 millioner, universitetet skal finde i budgettet.

Bestyrelsen har besluttet, at universitetets svindende egenkapital skal genopbygges, så der ved udgangen af 2025 vil være 60 millioner kroner i frie midler. Samtidig skal der findes penge til nye investeringer i blandt andet et nyt studieadministrativt system og en opgradering af informations- og cybersikkerheden.

For Fælles Service betyder, at afdelingerne til sammen skal spare 4,2 millioner kroner. En del af beløbet findes ved, at en række ubesatte stillinger ikke genopslås. I IT Services og Studieservice har budgetrammen og ændringer i opgavefokus betydet, at en mindre personaletilpasning ikke kan undgås. De lokale samarbejdsudvalg i de berørte afdelinger er inddraget parallelt med FSA, og de berørte medarbejdere er blevet varslet.

Shared Service på økonomiområdet

Den administrative ledelse vurderer, at en del af opgaverne, som omhandler økonomistyring, kan løses mere effektivt ved at flytte opgaverne fra den enkelte FS-afdeling til Økonomiafdelingen.

- Vi kan konstatere, at der er en række opgaver og processer, som i dag bliver løst i flere forskellige afdelinger. Dem kan vi med fordel samle og løse ét sted. Det er vigtigt at sikre en kritisk masse i forhold til faglighed og mindske sårbarheden i opgaveløsningen. Helt konkret vil vi gerne undgå, at den enkelte afdeling står uden en økonomiarbejder, hvis længerevarende sygdom for eksempel rammer, fortæller universitetsdirektøren.

I udgangspunktet flytter de pågældende økonomimedarbejdere, som blandt andet udfører opgaver med basisregistrering, eksterne projekter og huslejemodellen, til Økonomiafdelingen. I nogle tilfælde flytter økonomiopgaven, mens medarbejderen bliver i enheden. Forventningen er, at det sker inden for den nuværende økonomiske ramme – uden behov for personaletilpasninger. De berørte medarbejdere er blevet orienteret, og Økonomiafdelingen er nu i gang med at sikre de nye kolleger og opgaverne en god og glidende overgang til afdelingen, som de bliver en del af pr. 1. januar 2024.

Nyt rejsehold skal sikre smartere løsninger

Derudover vil ledelsen oprette en procesenhed, som skal sikre bedre arbejdsgange på tværs af organisationen. Enheden skal fungere som et slags rejsehold. Tanken er, at den skal hjælpe strategisk udvalgte afdelinger og områder i hele organisationen med at identificere og skabe bedre processer, der højner kvaliteten i opgaveløsningen og skaber større sammenhæng på tværs af enhederne.

- Arbejdet skal selvfølgelig foregå i samarbejde med de medarbejdere, som sidder med de pågældende arbejdsopgaver. Formålet er at gøre op med dobbeltarbejde og processer, som af den ene eller den anden grund ikke giver mening. Det kan også handle om, at der skal sættes strøm til nogle arbejdsopgaver, som stadig bliver løst manuelt, forklarer Søren Lind Christiansen.

Enheden bliver en del af FS-afdelingen Forskningsservice, som i dag ledes af vicedirektør Nina Schjoldager. Oprettelsen af den nye enhed forventes ikke at medføre personaletilpasninger.

Fremtidens Fælles Service

Universitetsdirektøren understreger, at de ydre omstændigheder kan ændre sig, og at det kan blive nødvendigt at justere planerne. Den administrative ledelse i FS ser derfor løbende på behovet for nye tiltag
og justeringer for at udvikle Fælles Service i den retning, som universitetet har brug for. FSA vil blive inddraget løbende, ligesom det at arbejde i en organisation under konstant forandring bliver et centralt tema for udvalgets drøftelser fremover.