Af Susanne Clement Justesen, AAU Kommunikation og Public Affairs
Foto: AAU

Hvordan skaber vi en stærk, professionel og sammenhængende administration? Hvordan bruger vi vores ressourcer fornuftigt, så vi understøtter universitetets kerneopgaver? Og hvordan lykkes vi med at lede de strategiske forandringer, som udviklingen af Fremtidens Administration kalder på?

Det var nogle af de spørgsmål, som samlede 130 ledere fra AAU i Himmerland til den årlige Lederdag den 19. november.

Med Viden for Verden (2022-26) har AAU formuleret en strategisk ambition om en samlet administrativ organisering. AAU har investeret massivt i digitalisering af det administrative område, og gør det fortsat, med det formål at øge professionalisering og service. Lederdagen var første skridt til at finde yderligere udviklingspotentialer på udviklingen af administrationen på AAU. Det var baggrunden for drøftelserne om Fremtidens Administration til årets Lederdag.

Ledelse på tværs af organisatoriske grænser

Siden den første Lederdag i 2017 har formålet med at samle universitetets ledere været at skabe rum for ledelse i sammenhæng, da ledelse af en stor og kompleks organisation som AAU er svær at lykkes med alene. Derfor var alle ledere fra niveau 1 til 4 inviteret til en fælles drøftelse af, hvordan Fremtidens Administration skal være på AAU. Lederdagen 2024 var designet til at sætte fokus på den fælles samtale mellem ledere på tværs af organisatoriske grænser. 

”For at sikre en smidig og effektiv administration fremover er det afgørende, at vi fortsat skaber synergi mellem en stærk administrativ faglighed og VIP-organisationens dybe indsigt i, hvad der er nødvendigt, hvis AAU effektivt skal kunne levere på sin kerneopgave. Vi skal træffe de nødvendige beslutninger i et tempo, der matcher omverdenens dynamik, samtidig med at vi skal bevare en dyb forankring i vores fælles viden og erfaring,” fortæller Søren Lind Christiansen.

Nærhed og tilgængelighed

Det Administrative Lederforum (ALF) har det seneste års tid bidraget til arbejdet med at forberede årets lederdag. I denne proces blev fire temaer identificeret som centrale, når den samlede AAU-ledelse skal træffe beslutninger om, hvordan Fremtidens Administration på AAU skal se ud. Et af temaerne var ”Nærhed og tilgængelighed”, som resulterede i samtaler, der centrerede sig om spørgsmålet: Hvordan skaber vi en administration, ​der både er tæt på og tilgængelig lokalt, ​
samtidig med at vi udnytter fordelene ​ved fælles løsninger fra distancen?​​

På AAU vil nogle administrative opgaver med fordel kunne løses ved shared services, hvor specialisering og ressourceeffektivitet kan høste store gevinster. Andre opgaver vil skabe størst værdi, når de er lokalt forankret og tilpasset de specifikke behov, hvor nærhed og lokal tilgængelighed er essentielle.​

”Det handler ikke om at vælge mellem fælles eller lokale strukturer, men om at finde den rette balance, der skaber værdi på tværs af organisationen. Nærhed handler ikke nødvendigvis kun om fysisk tilstedeværelse, men også om at sikre, at relationer, kendskab og samarbejde er stærkt forankrede, selv når visse funktioner placeres centralt. Samtidig er tilgængelighed en væsentlig faktor, så administrative funktioner, selv når de er placeret på distancen, forbliver let tilgængelige og understøtter de lokale behov på en effektiv måde,” siger Søren Lind Christiansen. ​

Hvad var i dine øjne den vigtigste læring fra dagen?

Trine: Dialogen på tværs af organisationen viste, at vi har meget forskellige behov og udfordringer, selv om vi i bund og grund har de samme kerneopgaver omkring forskning og uddannelse. Kompleksiteten er helt enorm stor, så det handler om at finde de rigtige balancer. Med balancer mener jeg i denne sammenhæng, at man træffer beslutninger på et oplyst grundlag ved bl.a. at inddrage brugerne af de administrative løsninger. Nogle gange synes de fælles administrative løsninger at blive unødigt tunge og komplicerede, fordi de rummer mange detaljer og hensyn. Inddragelse af brugerne vil kunne være med til at afdække, hvor det er muligt at nedbringe kompleksiteten, uden at det går ud over fleksibiliteten, så de fælles administrative løsninger ikke ender med at blive for simple og rigide.

Keld: Arrangementet var grundlæggende nyttigt, fordi det gav anledning til drøftelser med ledelseskolleger fra andre enheder og fakulteter. Det giver et godt billede af de ting, der går igen, men også de forskelligheder, der måtte være i forhold til arbejdsgange og praksisser. Indsigten i det er en forudsætning for, at vi kan videreudvikle det gode samarbejde på tværs af de administrative funktioner. Det bar også præg af en ambitiøs tilgang til udviklingen af vores administration. Den ånd synes jeg er vigtig i lyset af, at der sker så meget inden for forskning, uddannelse og vidensamarbejde, som kræver, at vi løbende tilpasser og afstemmer den administrative understøttelse i forhold til det.

Jens: Det vigtigste er, at der er stor fokus på at sikre en professionel og effektiv administration, hvor der tænkes på helheden og processer. At der er tænkt hele vejen fra start til slut. Jeg tænker ligeledes, at det er positivt, at vi bliver involveret i arbejdet med at finde de rigtige løsninger. Lederdagen var en rigtig spændende dag med mange gode diskussioner om, hvordan vi sikrer en effektiv, professionel og helhedstænkende administration på universitetet.

Hvad kommer den/det konkret til at betyde på dit institut?

Trine: Mit eget institut har, størrelsen taget i betragtning, altid gjort brug af samarbejde omkring visse administrative løsninger. Vi samarbejder f.eks. om specialiserede ydelser inden for projektøkonomi, funding, HR mv. ved en serviceaftale med AAUBS (Aalborg University Business School). Når det gælder andre administrative områder, f.eks. vores studieadministration og kvalitetssikring, så er vi tætte på både studerende og forskere. Det vil således ikke være ukendt for instituttet at tænke i fælles og specialiserede løsninger, så længe de dækker instituttets behov og opfattes som værdiskabende og meningsfyldte. Vi udvikler løbende vores samarbejde på det administrative område, ligesom vi gerne deler vores erfaringer. 
På lederdagen drøftede vi også de nye muligheder i AI/digitalisering. Det er et helt konkret område, hvor der er brug for kompetenceudvikling – både på mit eget institut og hele vejen rundt på universitetet.

Keld: Målet med arrangementet var jo at nærme sig nogle pejlemærker for det administrative område. Det gav anledning til drøftelser af, hvad der egentlig skal forstås ved begreber som nærhed, tilgængelighed, standardisering, specialisering, domænekendskab, inddragelse og mandat. Kvalificeringen af disse begreber giver et godt grundlag for samarbejdet om den fremadrettede udvikling af de administrative arbejdsgange og processer.

Jens: Jeg har svært ved at give et klart svar på, hvad det kommer til at betyde mere konkret, men nogle ting vil nok skulle gøres anderledes på grund af standardisering på tværs af universitetet. Jeg mener, at standardisering skal ses som noget positivt, da det i langt højere grad vil gøre det muligt at understøtte hinanden i det administrative arbejde på tværs af universitetet.

Se billeder fra dagen her: