Af Lea Laursen Pasgaard, AAU Kommunikation og Public Affairs
Arkivfoto: Ida Jensen, AAU

Direktionen besluttede i foråret at få lavet en ekstern analyse af de tværgående HR- og økonomiprocesser på AAU med det formål at sikre bedre administrative løsninger og smidige arbejdsgange. Analysen er færdiggjort og peger blandt andet på, at arbejdsgangene ofte er komplekse, at der mangler klarhed om roller og ansvar, og at digitale løsninger ikke udnyttes optimalt på AAU. Samtidig opleves samarbejdet mellem centrale og decentrale enheder som uklart, og der er behov for mere standardisering og bedre koordinering på tværs af organisationen.

Omkring 140 medarbejdere og 50 ledere har været involveret i de workshops, som har bidraget til datagrundlaget for analysen, som ifølge universitetsdirektør Søren Lind Christiansen kalder på handling.

”Analysen taler et tydeligt sprog, og vi er nødt til at arbejde med de problemstillinger, som analysen peger på, så vi kan styrke vores administration til gavn for hele AAU,” siger universitetsdirektøren.  

Fire scenarier i høring 

Analyserapporten, som er udarbejdet af Carve Consulting, præsenterer fire scenarier for den fremtidige organisering af HR- og økonomiområdet. Scenarierne spænder fra mindre justeringer i den nuværende organisering til større organisatoriske ændringer, hvor opgaver samles i fælles enheder, eller universitetet etablerer nye funktioner med fokus på projektøkonomi.

”Rapporten er meget klar i forhold til, at substantielle forbedringer forudsætter, at der gennemføres ændringer i den organisatoriske ramme for opgaveløsningen på HR- og økonomiområdet. I direktionen har vi endnu ikke truffet beslutning om, hvordan organiseringen skal være. Vi ønsker organisationens input til den fremtidige organisering, inden vi lægger os fast på den videre retning,” siger universitetsdirektøren.

Han henviser til, at processen bygger på de fire pejlemærker for fremtidens administration, som skal sikre, at forandringerne sker i tæt dialog med organisationen:

• Tydelig kommunikation og relevant inddragelse
• Nærhed og tilgængelighed
• Digitalisering, standardisering og specialisering
• Stærk projekt- og forandringsledelse.

Ændrede vilkår og øget behov for effektivisering

Universitetsdirektøren fortæller, at konteksten for analysen har ændret sig, siden direktionen i foråret besluttede sig for at få analysen lavet.

”Dengang handlede det om at udvise rettidig omhu i forhold til prognoserne for den demografiske udvikling og effekten af de politiske reformer på uddannelsesområdet. Vi ville også fortsætte den udvikling i administrationen, som følger af udskiftning af systemer, digitalisering og AI,” fortæller universitetsdirektøren.

”Det statslige arbejdsprogram og udmeldingen om de 500 millioner kroner i omprioriteringer på forskningsadministration på universiteterne og administrationen i øvrigt har indhentet os og skærpet behovet for at se på, hvordan vi kan effektivisere administrationen uden at give køb på kvaliteten,” tilføjer han.

Universitetsdirektøren understreger, at HR- og økonomianalysen selvfølgelig ikke skal holde for i forhold til hele kravet om de statslige besparelser i 2027-30, men at universitetet er nødt til at finde nogle af pengene på de to områder.

Til spørgsmålet om, hvorvidt det kan resultere i afskedigelser, svarer universitetsdirektøren, at det endnu er for tidligt i processen at svare på.

Sådan deltager du i høringen

Høringen sendes til direktionen, institutledere samt sekretariatschefer og den administrative ledergruppe på AAU (ALF). Det er op til ledelsen lokalt at inddrage de relevante parter med henblik på at samle input til de foreslåede scenarier. Hvert fakultet, institut, FS-enhed og AAU Innovation kan indsende ét høringssvar.

Rapporten drøftes også i AAU’s Hoved- og Samarbejdsudvalg (HSU) i december.

Efter høringsfristen den 12. december samler styregruppen op på input, og direktionen træffer den endelige beslutning om fremtidens organisering i januar 2026.

Du kan finde høringsmaterialet og yderligere information her (kræver AAU-login)

Har du spørgsmål til processen i øvrigt, er du velkommen til at kontakte projektleder i Rektorsekretariatet, Tine Corfitsen.