AAU Update

Trivsel under Covid-19-pandemien: Hvad lærte vi?

Trivsel under Covid-19-pandemien: Hvad lærte vi?

Trivslen har været i fokus på AAU i vadestedet mellem hjemsendelse og tilbagevenden til arbejdspladsen. Men hvordan styrker man arbejdsmiljøet i en coronatid?

Af Tanja Busk, Arbejdsmiljøsektionen. Foto: Morten Holst Henriksen

Tvungent hjemmearbejde, mange digitale møder og kollegahygge sammen, men hver for sig. Den verdensomspændende Covid-19-pandemi har ændret arbejdslivet radikalt kloden rundt og potentielt truet trivslen hos dem, der har måtte sige farvel til sin fysiske arbejdsplads for en tid. Det har ikke mindst været tilfældet for medarbejderne på AAU.

Pandemien har derfor tvunget AAU’s arbejdsmiljøorganisation og ledelse til at planlægge og angribe trivselsarbejdet på nye måder. Men er der tiltag, som har virket fremmende på trivslen under corona-nedlukningen? Og kan de overhovedet bruges til noget på den lange bane?

Ovenstående spørgsmål har været udgangspunktet for et interview med innovationsdirektør Dorte Stigaard, AAU. Hun er øverste leder af AAU Innovation, som ved seneste trivselsmåling var blandt de institutter og afdelinger, der havde den største trivselsstigning – og som har arbejdet med forskellige initiativer for at fastholde denne udvikling, mens dens 103 medarbejdere stadig er hjemsendte.

 

Pandemi, omvæltning og øget trivsel

- Trivsel og arbejdsmiljø er ikke noget, vi har folk til. Det er noget, vi arbejder med og har dialog om. Det er noget, vi er fælles om, ledelse og medarbejdere.

Sådan indledte Dorte Stigaard interviewet og fremlagde så den rejse, AAU Innovation har været på de seneste godt tre år. En rejse, hvor nogle af grundstenene til afdelingens nuværende trivselsindsatser blev lagt.

Det nye AAU Innovation blev født i 2017 som en del af strategien Viden for verden. Fra at have været en del af Det Teknisk-Naturvidenskabelige Fakultet på AAU, skulle det nu være en selvstændig enhed, hvis område favnede hele universitetet. Dette var en omfattende ændring og omvæltning for mange af afdelingens medarbejdere, og de mange små og store forandringer satte trivslen her under pres.

Derfor undersøgte AAU Innovation i 2019 veje til potentielle forbedringer i arbejdsklimaet. Den interne undersøgelse viste, at afdelingens medarbejdere havde brug for klarere retning og mål. Det kastede ledelsen sig over. Men da ledelse og arbejdsmiljøorganisation for alvor var trukket i arbejdstøjet, blev landet lukket ned grundet pandemien. Trods disse udfordringer i forhold til trivselsindsatsen er det altså alligevel lykkedes AAU Innovation at komme styrket ud af 2020, hvad gælder arbejdsmiljø og arbejdsglæde. Og innovationsdirektøren har en række bud på, hvorfor det er tilfældet.

 

God ledelse skal sætte ramme og retning

Dorte Stigaard, der udover at lede AAU Innovation også sidder i universitetets direktion, fortæller, at topledelsen har en vigtig funktion i at kridte banen op og sætte rammerne omkring arbejdslivet på AAU. Det gøres via en klar strategi med tydelige mål. Den nærmeste leder har så en helt særlig rolle for den enkelte medarbejder, forklarer hun:  

- Topledelsen skaber rammerne og er kulturpåvirkende. Men den afgørende person for den enkelte medarbejder er den nærmeste leder. Personalelederen skal være tydelig i sin forventningsafstemning, så man som medarbejder ikke skal gætte på, hvad der er det vigtigste parameter for at lykkes med sine arbejdsopgaver. 

Netop hjemsendelsesperioden har stillet nye krav til ledere og medarbejdere ift., hvordan man kommunikerer indbyrdes, samarbejder, løser opgaver og skaber forudsætningerne for at kunne trives i arbejdslivet.

- Det er ikke nok at være en god ”kaffekop-leder”, der er god til den daglige interaktion og smalltalk med medarbejderne. Ledere på en arbejdsplads anno 2021 skal kunne arbejde struktureret og strategisk med processer, der har fokus på kerneopgaven. Og det er både i forhold til at kunne arbejde på tværs af teams, men også for at kunne oversætte målene i forhold til den enkelte medarbejders opgaver, siger Dorte Stigaard og tilføjer, at usikkerheden i ikke at vide, hvad man skal, er den største dræber for trivsel.

Derfor har man i AAU Innovation haft fokus på videreuddannelse af afdelingens personaleledere. Man her haft som sigte at styrke personaleledernes evne til at sætte en klar kurs for den enkelte medarbejder i relation til dennes specifikke kerneopgaver.

 

Erfaringer fra rejsen

Erfaringerne fra AAU Innovations ’reformationsproces’ har vist sig nyttige under corona-pandemien og hjemsendelsen af afdelingens medarbejdere.

Der har i den nye udgave af AAU Innovation været et større fokus på ledelseskommunikation. Her kan det blandt andet fremhæves, at AAU Innovation har udviklet et intranet med egen redaktion, og at innovationsdirektøren løbende har briefet medarbejderne via blandt andet video-meddelelser. De tiltag har afdelingen taget med videre ind i hjemsendelsen, hvor det hurtigt blev fastslået, at der var et tydeligt behov for løbende opdateringer omkring de muligheder og begrænsninger, pandemien har ført med sig, forklarer Dorte Stigaard.

- Vi nedsatte derfor et lokalt corona-beredskab, som løbende har holdt møder, når der har været nye udmeldinger fra AAU’s Corona Beredskabsgruppe og regeringen. Beredskabet har fortolket udmeldingerne i forhold til deres betydning for vores arbejde. Og man har så formidlet de konklusioner videre til vores medarbejdere. Sigtet har igen været klarhed, siger hun.

 

Intet er så galt, at det ikke er godt for noget

Det ville være løgn at sige, at den langvarige hjemsendelse ikke har resulteret i en vis metaltræthed hos medarbejderne i AAU Innovation, medgiver Dorte Stigaard. Særligt manglen på smalltalk ved kaffemaskinen, nærværet med kollegaerne og muligheden for at vende løst og småt, når det melder sig, er stærkt savnet, forklarer hun. Men der har også vist sig gevinster i de nye digitale arbejdsformer, fortæller hun:

- Vi har i afdelingen teams spredt ud over Aalborg, København, Esbjerg og Bruxelles. Og det har selvsagt været udfordrende at sikre sammenhængskræften på grund af geografien. Den øgede brug af virtuelle møder under hjemsendelsen har her haft en slags demokratiserende effekt. Det har uden tvivl været nemmere at føle sig som en del af afdelingen, nu hvor vi alle optræder som små firkanter på en skærm med lige mulighed for at komme til orde om det faglige såvel som det sociale.

Et andet positivt aspekt ved hjemsendelsen er ifølge Dorte Stigaard, at det har været tydeligt, at afdelingens medarbejdere formår selvstændigt og effektivt at løse de prioriterede opgaver uden tab af kvalitet, selvom arbejdet foregår på hjemadressen.

Trods gevinsterne ved hjemsendelsen erkender hun, at der fra ledelsens side er en klar bevidsthed om det aktuelle behov for ekstra trivselsfremmende initiativer. Her nævner hun følgende eksempler på tiltag, AAU Innovation har brugt under hjemsendelsen:

  • Opfordring til hyppige walk & talks, sammen, men hver for sig – via mobiltelefon.
  • Virtuelle sociale arrangementer så som julehygge og medarbejder-kahoot med forplejning, der sendes hjem til den enkelte.
  • Medarbejderarrangementer i form af ’faglige fredage’ med foredragsholdere, der sætter fokus på det gode arbejdsliv og veje dertil.


Løbende digitale kaffemøder i AAU Innovations enheder, hvor den nærmeste leder tager pulsen på den aktuelle trivsel og de udfordringer, den enkelte medarbejder måtte tumle med p.t.  

De nævnte trivselstiltag, som er opstået under hjemsendelsen, skal føres videre i tiden efter pandemien, forklarer Dorte Stigaard. AAU Innovation har igangsat forskellige tiltag, der skal bidrage til at fastholde og bygge videre på den læring, der er gjort under hjemsendelsesperioden.

- Vi har lavet mange handleplaner, men nu skal vi fokusere på handlinger. Det sker i ledelsesgruppen, samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget og i de enkelte teams, forklarer hun.

Hun nævner også blandt andet en god reboardingplan og et øget fokus på trivsel og sammenhængskraft, når Aalborg-delen af AAU Innovation inden længe bliver delt på to forskellige adresser, som nøglerne til at fastholde den gode trivsel. Hun fremhæver desuden, at den kommende APV-kortlægning netop har til formål at identificere, hvordan læring fra hjemsendelsesperioden kan omsættes til mere langsigtede trivselsfremmende tiltag. Én ting er dog helt sikkert ifølge hende: En kombination af hjemmearbejde og fysisk fremmøde på arbejdspladsen bliver et element i trivselsindsatsen fremadrettet.

- Skal vi fastholde både høj trivsel, arbejdsglæde og en høj grad af kreativitet, effektivitet og kvalitet, når vi vender tilbage efter corona-hjemsendelsen, så er jeg slet ikke i tvivl om, at modellen for AAU Innovation hedder blended working. Her skal vi forene det bedste fra den fysiske fremmøde-model med det bedste fra den virtuelle hjemmearbejdsmodel, siger Dorte Stigaard.