AAU logo

AAU Update

Taskforce: AAU-eksamener i en corona-tid

Taskforce: AAU-eksamener i en corona-tid

Med corona-hjemsendelsen i marts måned har mange planer og vaner måtte finde nye veje, også på AAU. Det gælder ikke mindst al eksamensafvikling, der havde udsigt til alene online afvikling. Men hvordan gearer man et helt universitet til en så omfattende digital omstilling på så kort tid? Dén udfordring fik en særlig AAU-taskforce til opgave at arbejde med og finde løsninger på. I disse dage, hvor eksamensafviklingen ”står i fuldt flor”, evaluerer taskforcen allerede på indsatsen til fremtidig læring.

Tekst: Marianne Fuglsang Welling Farsinsen, Foto: Aleksandr, Colourbox

Da det i lyset af corona-hjemsendelsen på AAU stod klart, at også eksamenerne måtte foregå online, blev en særlig taskforce nedsat med det formål dels at finde løsning på, hvordan online eksamensafvikling kunne foregå, og dels fik taskforcen til opgave at sikre et nødvendigt informationsniveau til alle berørte om forestående online eksamensafvikling. Taskforcen består af medarbejdere fra CDUL, Studieservice og ITS, som hver især kan bringe viden med fra eget bagland samt sikre koordinering på tværs af fx tekniske løsninger og muligheder, brugssituationer i praksis, sikkerhed samt gældende lovgivning og regler. Studiechef Lone Vestergaard fra Studieservice har formandsposten i taskforcen og fortæller:

- Med udsigten til online eksamener var vi klar over, at både VIP og TAP samt Fælles Services’ enheder stod over for en stor udfordring. Der var ingen tvivl om, at skulle vi i denne her taskforce lykkes med at understøtte det, var det essentielt, at vi havde behov for at samle alle gode kræfter på tværs af afdelinger og med god dialog til de faglige miljøer. Vi har oplevet stort engagement og velvilje hele vejen rundt. Vi har fået god erfaring i at stå sammen på tværs af Fælles Service, men i en fremtidig lignende situation skal vi være endnu bedre til at inddrage brugerne og få dem med i taskforce-arbejdet, siger Lone Vestergaard.

Også taskforce-medlem Mads Østerbye fra Studieservice ser en stor styrke i den fælles, tæt koordinerede indsats, som understøtter eksamensafviklingen online netop i disse dage:

- Stor ros til fagmiljøerne for den beredvillighed og omstillingsparathed, de har præsteret i en ekstremt presset tid. Deres input, tilbagemeldinger og dialog med taskforcen har været ret betydningsfuld i forhold til, at AAU har skulle digitalisere på så mange niveauer på rekordtid. Der er ganske givet også elementer, som føres videre, fx at undervisere optager videoer og lægger ud til de studerende. Det sætter krav til os i forhold til, hvordan vi understøtter og kommunikerer entydigt til brugerne med den viden, som fremkommer af hvert vores Fælles Service-bagland, så det bliver endnu nemmere for dem, der skal bruge de værktøjer og den viden. Der er en masse læring i det her, som vi gerne vil bruge til at skabe værdi fremadrettet, selvom der forhåbentlig ikke venter os en ny krise som corona-krisen lige om næste hjørne, fortæller Mads Østerbye.

Fortsat udvikling og erfaringer

Med regeringens trinvise genåbningsfaser er det i maj måned blevet muligt for ansatte igen at vende tilbage til campus i Aalborg og Esbjerg, og efterfølgende er det også blevet muligt, at AAU kan afholde fysisk mundtlig eksamen for kandidatspecialer, bachelorprojekter og afsluttende masterprojekter. Det giver den nye konstellation, at der i den samme eksamen kan være deltagere fysisk til stede i et AAU-videokonferencelokale, mens andre deltager online.

- I takt med, at mere hele tiden heldigvis kan lade sig gøre, ændres også kravene til, hvordan teknikken skal kunne understøtte vores ansatte og studerende bedst muligt, fx i eksamenssituationer, fortæller taskforce-medlem og teamleder Hanne Levisen fra supportafdelingen i ITS.

- Derfor bestræber vi os på hele tiden at levere opdaterede informationer om eksamensafviklingen i praksis, både hvad angår systemunderstøttelse og vejledning i brugen. Det er klart en udfordring i en krise som denne, fordi den er præget af en brugerdrevet og meget hurtig udvikling. Ansatte og studerende har taget mange forskellige værktøjer i brug med forventning om, at vi kunne guide og supportere med det samme, og der har vi arbejdet hårdt på at udarbejde materiale og anbefalinger så hurtigt, som muligt. Vi forsøger hele tiden at udfordre os selv på at se fx eksamenssituationen fra et brugerperspektiv, siger Hanne Levisen.

Den tilgang har også været medvirkende til, at taskforcen så en vigtig opgave i at tage hånd om eksamensbedømmerne. Her kunne CDUL’s kompetencer inden for læring og PBL oplagt bringes i spil. Rune Hagel Skaarup Jensen, der repræsenterer CDUL i taskforce-arbejdet, fortæller:

- Vi har udviklet og afholdt webinarer, hvor bedømmere kunne komme ind og få indsigt i den platform, som de potentielt skulle afholde eksamen på, fx Skype for Business, AAU Zoom eller Teams. Hvert enkelt webinar blev afholdt på den platform, som også var omdrejningspunktet for webinaret, og på vores website findes vejledninger, videoer samt generelle råd til platformene. Vi er klar til at holde flere webinarer, hvis der er behov, fortæller Rune og fortsætter:

- Vores førsteprioritet igennem corona-krisen har været en-til-en-sparring – når nogen har rakt ud til os, har vi hjulpet med det specifikke emne, og der har det været enormt værdifuldt at kunne trækker på medlemmerne af taskforcen med hver deres specifikke fagviden, så vi er sikre på, at vi giver det helt rigtige svar. I den igangværende evaluering af taskforcens arbejde skal vi afgjort blive klogere på, hvordan det opleves hos brugerne og hvad, der er værdifuldt, som kan tages med videre, slutter Rune Hagel Skaarup Jensen fra CDUL.

Nyeste informationer om eksamensafvikling, som opdateres løbende, findes her:

Studieservice: https://www.studieservice.aau.dk/eksamen/
CDUL: https://www.cdul.aau.dk/guides/eksamen
ITS: https://www.its.aau.dk/it-for-ansatte/undervisere/moeder-eksamen/

AAU Update nyhedsliste

Se listen