AAU Update

Fælles Service skal deles om færre pladser

Fælles Service skal deles om færre pladser

Ti medarbejdere skal frem over deles om syv kontorpladser. Det er den rettesnor, som alle Fælles Service-afdelinger skal navigere efter, når der frem mod 2022 skal spares i alt 40 mio. kr. på AAU’s bygningsbudget. Den såkaldt aktivitetsbaserede indretning skal udmøntes i tæt samarbejde mellem ledelse, medarbejdere og CAS i løbet af de næste halvandet år.

Tekst: Trine Kristensen, AAU Kommunikation
Foto: Emilie Bach Pedersen, studentermedhjælper, AAU Kommunikation

Rettelse 04.11.20: Første sætning er ændret til 'AAU skal spare 40 mio. kr. årligt på udgifter til husleje og vedligeholdelse af bygninger fra 2022.' fra 'AAU skal spare 40 mio. kr. på udgifter til husleje og vedligeholdelse af bygninger frem mod 2022.' 

English version here

AAU skal spare 40 mio. kr. årligt på udgifter til husleje og vedligeholdelse af bygninger fra 2022. En del af denne besparelse hentes ved at indføre såkaldt aktivitetsbaseret indretning i alle Fælles Service-afdelinger i Aalborg, Esbjerg og København.

Aktivitetsbaseret indretning omfatter blandt andet delearbejdspladser, der betyder et farvel til ét skrivebord per medarbejder.

Positive erfaringer med digitale arbejdsformer og lav belægning på kontorarbejdspladser

I stedet skal ti medarbejdere frem over deles om syv kontorpladser, når Fælles Service efter planen har implementeret aktivitetsbaseret indretning i midten af 2022.

- 2020 har givet os positive erfaringer med fleksible og digitale arbejdsformer, om end på en noget alvorlig baggrund i form af corona-pandemien. Vi har opdaget, at vores arbejde godt kan varetages fra andre steder og på andre måder end ved at sidde ved hver vores skrivebord på universitetet. Tidligere kortlægninger af, hvor stor en del af arbejdstiden vores kontorarbejdspladser reelt bliver brugt har desuden vist, at der blot er 40-60 procent belægning – der er altså med andre ord et stort potentiale for besparelser, hvis vi udnytter vores faciliteter optimalt, siger universitetsdirektør Antonino Castrone.

Mennesker prioriteres over mursten

Aktivitetsbaseret indretning har tidligere været drøftet i Fælles Service – senest i slutningen af 2019. Her blev idéen mødt med megen modstand og stor utryghed blandt medarbejderne og blev derfor lagt i skuffen igen. Universitetsdirektøren medgiver, at det kan virke kontroversielt at tage emnet op igen nu, mindre end et år efter de seneste drøftelser.

- Jeg kan godt se, det er tidligt at snakke aktivitetsbaseret indretning igen, og jeg har forståelse for, at det kan virke paradoksalt. Vi ønsker imidlertid at prioritere vores midler til vores kerneaktiviteter og strategiske udvikling, og her spiller dygtige medarbejdere naturligvis en afgørende rolle. Vi prioriterer med andre ord mennesker over mursten, og når vi kan udnytte vores bygninger og lokaler meget bedre, vil det efter min mening være helt forkert ikke at spare her, forklarer Antonino Castrone.

Den forventede årlige besparelse på aktivitetsbaseret indretning alene i Fælles Service-afdelingerne er på 3,5 mio. kr. som følge af opsigelse af lejemål.

Arbejdspladsen skal stadig være sikkerhedsmæssigt og sundhedsmæssigt forsvarlig

Utryghed og praktiske udfordringer ved ikke længere at have faste pladser for alle medarbejdere er reelle problemstillinger, som skal adresseres i den kommende implementeringsperiode. Og selv om corona-perioden har givet gode erfaringer med digitale møder og hjemmearbejde, er lige præcis delearbejdspladser på færre kvadratmeter lidt af en corona-joker.

- Både fordele og ulemper ved aktivitetsbaseret indretning har været drøftet i vores fælles og lokale samarbejdsudvalg, og der skal naturligvis tages højde for smitterisiko i vores kontormiljøer. Det giver sig selv, at vores arbejdsplads til enhver tid skal være både sikkerhedsmæssigt og sundhedsmæssigt forsvarligt indrettet – det gjaldt før corona, og det gælder selvfølgelig også nu, hvor corona er her. Derfor skal fysiske og tekniske faciliteter selvfølgelig være på plads, og vi skal sikre, at skriveborde og andre fælles kontaktflader holdes rene, forklarer Antonino Castrone.

Mulighed for at imødekomme særlige behov for faste pladser

Målet er, at alle Fælles Service-afdelinger i Aalborg, Esbjerg og København er overgået til aktivitetsbaseret indretning og delearbejdspladser senest i midten af 2022.

- Den konkrete indretning af afdelinger vil foregå i tæt samarbejde mellem afdelingsledelsen, medarbejderne og CAS. Man kommer som medarbejder selvfølgelig til at vide, hvilken bygning og hvilket område, man kan finde en plads i – hver afdeling får sit hjemmeområde. Derudover er der mulighed for at imødekomme særlige behov for faste pladser, hvor fx særlige forhold eller arbejdsopgaver kræver det, siger Antonino Castrone.

Hele organisationen skal bidrage til bedre udnyttelse af bygningsmassen

Fælles Service-afdelingerne går nu i gang med at kigge på, hvordan den aktivitetsbaserede indretning kan implementeres i de enkelte enheder.

Direktionen har desuden aftalt, at der i hele organisationen skal ses på en mere effektiv, fleksibel og hensigtsmæssig udnyttelse af vores bygningsmasse. Dette skal drøftes nærmere på hvert hovedområde.

Læs mere om baggrunden for besparelserne i denne AAU Update-artikel fra 29. maj 2020: 'Direktion: AAU skal rejse mindre og bo på færre kvadratmeter'